Resume - Komunikasi Bisnis, Djoko Purwanto (Edisi Ke Empat)

Resume                                                                       

Identitas Buku

Judul                   : Komunikasi Bisnis Edisi Empat

Pengarang           : Drs. Djoko Purwanto MBA

Editor                 : Adi Maulana

Hak Terbit          : Penerbit Erlangga

Tahun Terbit       : 2010

Dicetak oleh       : PT. Gelora Aksara Pratama

Di rangkum oleh : Mita Aryanti

NPM                 : C1011572RT4003

BAGIAN PERTAMA

Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

BAB 1              Memahami Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh Karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

A.     Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih denga  menggunakan Bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal.

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda Karena perbedaan geografis tempat tinggal.

B.      Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal seperti dijelaskan dibawah ini:

v  Komunikasi Verbal

Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan.

Contoh: Membuat dan mengirim surat pengantar ke suatu perusahaan

v  Komunikasi Nonverbal

Merupakan bentuk komunikasi yang dengan menggunakan gerakan gerakan tubuh (body language) sebagai alat komunikasi,

Contoh : Mengerutkan dahi untuk menunjukan sedang berpikir keras, menggelengkan kepala untuk menunjukan tanda tidak setuju.

Komunikasi nonverbal sangat penting terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.

Tujuan komunikasi nonverbal menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business Communications yaitu:

a.       Memberikan informasi

b.       Mengatur alur suatu percakapan

c.       Mengekspresikan emosi

d.       Memberi sifat melengkapi, menentang atau mengembangakn pesan-pesan verbal

e.       Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

f.        Mempermudah tugas-tugas khusus

C.      Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today yaitu:

a.       Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

b.       Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

c.       Pengirim menyampaikan pesan

d.       Penerima menerima pesan

e.       Penerima menafsirkan pesan

f.        Penerima memberi tanggapan dan mengirjm umpan balik kepada pengirim.

D.     Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Dalam sebuah pidato ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik, adapun factor penghambatnya antara lain:

a.       Masalah dalam mengembangkan pesan

Antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, masih asing dengan audiens, pertentangan ekspresi, kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

b.       Masalah dalam menyampaikan pesan

Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk komunikasi.

c.       Masalah dalam menerima pesan

d.       Masalah dalam menafsirkan pesan

Antara lain yaitu perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran, perbedaan reaksi emosional.

E.      Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi terkadang komunikasi tersebut tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Ada beberapa hal yang diperlukan yaitu:

a.       Persepsi

Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksikan apakah pesan-pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan sesuai dengan sudut pandang komunikan

b.       Ketepatan

Secara umum audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas, perlu adanya ekspresi agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran

c.       Kredibiltas

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

d.       Pengendalian

Dalam komunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut.

e.       Keharmonisan

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuan.

F.      Daftar Istilah Penting

Abstraction                                                      Feedback                                

Body Language                                                Interpersonal Communication

Business Communications                                Miscommunication

Communications Process                                  Nonverval Communications

Content                                                            Relationship

Cross-Cultural Communications                        Verbal Communications

BAB 2             Komunikasi Antarpribadi

Pembahasan dalam bab ini akan ditekanankan pada komunikasi antarpribadi yang terjadi dalam suatu organisasi. Secara lebih rinci, di dalam bab ini akan di bahas pengertian komunikasi antar pribadi, tujuan komunikasi antarpribadi, gaya kepemimpinan, kebutuhan manusia dan mendengarkan sebagai suatu keahlian komunikasi antarpribadi.

A.     Pengertian Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi. Sedangakn dalam suatu organisasi (bisnis dan nonbisnis) komunikasi antarpribadi misalnya terjadi antara seorang manager dengan karyawan.

Bedasarkan pengertian tersebut, ada empat hal penting yang harus diperhatikan antara lain:

B.      Tujuan Komunikasi Antarpribadi

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam komunikasi antarpribadi, antara lain:

v  Menyampaikan informasi

v  Berbagi pengalaman

v  Menumbuhkan Simpati

v  Melakukan Kerjasama

v  Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

v  Menumbuhkan Motivasi

C.      Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan pada dasarnya merupakan suatu cara bagaimana seseorang pemimpin mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan bawahannya dengan cara tertentu sehingga bawahannya dapat menyelesaikan tugas pekerjaanya secara efektif dan efisien.

Empat Gaya Kepemimpinan

1)      Pengarahan

Gaya kepemimpinan pengarahan (directing) tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan tugasnya

2)      Pembekalan

Gaya kepempinan pembekalan (coaching) tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan tugasnya dan motivasi untuk menyelesaikan tugasnya masih tinggi.

3)      Dukungan

Gaya kepemimpinan dukungan (supporting) tepat digunakan pada situasi kondisi karyawan telah menyenal teknik-teknik yang di runtut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manager.

4)      Pendelegasian

Gaya kepemimpinan pendelegasian (delegating) tepat digunakan pada situasi kondisi dimana karyawan telah memahami dengan baik tugas pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga layak mendapat pendelegasian dari manager.

            Gaya Kepempinan Situasional

Gaya kepempinan situasional adalah gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang manager yang dapat berubah seiring perubahan dinamika yang berkembang dalam diri karyawan.

Kemampuan yang harus diterapkan pada gaya kepemimpinan situasional adalah:

v  Keterampilan Analitis

v  Keterampilan Fleksibilitas

v  Keterampilan Komunikasi

Kepemimpinan Inti

Menurut Hellriegel dan Slocum, seorang manager yang dinamis harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

v  Pemberdayaan

v  Intuisi

v  Pemahaman Diri

v  Visi

v  Kesesuaian Nilai

D.     Kebutuhan Manusia

Teori Hierarki Kebutuhan

Abraham Maslow yang dikenal dengan teori hierarki/jenjang kebutuhan menyatakan bahwa manusia memiliki lima kebutuhan yaitu:

1)      Kebutuhan Fisiologis (Physiological Needs)

Merupakan kebutuhan tingkat pertama dan utama bagi kelangsungan hidup (survival) mislanya makan, minum, pakaian, perumahan.

2)      Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)

Setelah kebutuhan dasar manusia terpenuhi, maka manusia berupaya memenuhi tingkat kebutuhan diatasnya yaitu kebutuhan akan rasa aman dan nyaman, selamat dari marabahaya dan lain-lain.

3)      Kebutuhan Sosial (Social Needs)

Pada dasarnya kebutuhan social berkaitan dengan kegiatan kemasyarakatan, bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain dalam suatu kegiatan masyarakat.

4)      Kebutuhan Status (Status Needs)

Kebutuhan manusia akan status berkaitan dengan pengakuan, penghargaan dan tingkatan social di masyarakat. Manusia  ingin di akui, dihargai dan dinilai segala kegiatannya didalam masyarakat.

5)      Kebutuhan Aktualisasi Diri (Self-actualizations Needs)

Kebutuhan aktualisasi diri merupakan tingkatan kebutuhan tertinggi menurut Abraham Maslow, dalam hal ini bagaimana seseorang mampu mengkatualisasikan dirinya dalam berbagai kegiatan yang menumbuhkan kreativitas, inovasi-inovasu baru maupun menujukan sifat kearifan dan kebijaksanaan.

            Teori Dua-Faktor

Menurut Frederick Herzberg, teori dua-faktor/motivasi kesehatan merupakan pengembangan dari teori hierarki Abraham Maslow, yaitu factor ketidakpuasan (dissatisfiers factor) dan factor kesehatan.

E.      Mendengarkan sebagai Keahlian Antarpribadi

Kebiasaaan sebagai pendengar yang efektis memiliki dampak positif antara lain:

1)      Pendengar yang baik akan disukai oleh orang lain Karena mereka memuaskan kebutuhan dasar manusia yaitu ingin didengarkan

2)      Kinerja/prestasi karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat di mengerti dengan baik.

3)      Umpan balik (feedback) yang akurat dari bawahan berdampak positif pada prestasi kerja

4)      Manajer dan karyawan terhindar dari miscommunication

5)      Pendengar yang baik akan dapat memisahkan mana gossip mana fakta

6)      Pendengar yang baik cenderung terbuka dengan ide-ide baru dari pihak lain sehingga mendorong perkembangan kreatifitas.

F.      Daftar Istilah Penting

Core Leadership Skills                          Physyplogical Needs

Empowerment                                      Safety Needs

Esteem Needs                                      Self-actualization Needs

Interpersonal Communications              Sel-Understanding

Interpersonal Skills                               Social Needs

Intuition                                               Speaking

Leadership Style                                   Vision

Listening

BAB 3           Komunikasi Dalam Organisasi

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi meruapakan asset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Pada bab ini akan I bahas tentang hubungan komunikasi (communication connections), pola komunikasi (patterns of communication) yang biasa digunakan dalam organisasi, cara mengelola komunikasi dan cara meningkatkan keterampilan berkomunikasi (communications skill).

A.     Hubungan Komunikasi

Peran menejerial mencakup:

1)      Peran atnarpribadi

Mencakup tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role) dan penghubung (liaison role)

2)      Peran Informasional

Mencakup monitoring (monitor role), pengebar informasi (disseminator role) dan juru bicara (spokesperson role)

3)      Peran Keputusan

Mencakup peran wirausaha (entrepreneur role), pemecah masalah (disturbance handler role), pengalokasian sumber daya (resource allocator role) dan negosiator (negotiator role).

4)      Kegiatan Pertukaran Informasi

Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi) antara lain:

-          Menetapkan tujuan

-          Membuat dan melaksanakan keputusan

-          Mengukur prestasi kerja

-          Merekrut dan mengembangkan staff

-          Pelayanan pelanggan

-          Negosiasi dengan pemasok

-          Interaksi dengan peraturan yang ada

-          Proses produksi

B.      Pola Komunikasi

Pola komunikasi dapat dikelompokan menjadi:

1)      Saluran komunikasi formal

Menurut Montana & Greene (1993;1985) saluran komunikasi formal dibagi menjadi:

-          Komunikasi dari atas ke bawah

Mencakup penyampaian informasi, mengarahkan, mengkoordinasi, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah

-          Komunikasi dari bawah ke atas

Misalnya ide/gagasan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

-          Komunikasi horizontal

Disebut juga komunikasi lateral merupakan komunikasi antar manajer, antar sejawat atau antar karyawan

-          Komunikasi Diagonal

Merupakan komunikasi yang melibatkan dua tingkat (level) organisasi yang berbeda

Keterbatasan komunikasi formal yaitu cenderang birokrasi dan ketat, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban

2)      Saluran Komunikasi Informasl

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang terjadi disaat jam istirahat kantor.

C.      Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi yaitu:

1)      Penanganan pesan-pesan rutin meliputi

-          Mengurangi jumlah pesan

-          Memberi Intruksi yang jelas

-          Mendelegasikan sebagai tanggung jawab

-          Memberi pelatihan bagi petugas

2)      Penanganan krisis komunikasi

D.     Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

-          Membaca

-          Mendengarkan

-          Membuat percakapannya menarik

-          Melakukan wawancara

-          Berdiskusi dengan kelompok kelompok kecil

-          Berpidato dan presentasi

-          Menulis surat, memo dan laporan

E.      Daftar Istilah Penting

Bottom-up communications                              Informational roles

Communication connections                             Managerial roles

Decisional roles                                                Monitor role

Diagonal communications                                 Leader role

Disseminator role                                             Lateral communications

Disturbance handler role                                   Liaison role

Downward communications                              Patterns of communications

Enterpreneur role                                              Spokesperson role

Figurehead role                                                Resources allocator role

Formal coomunication channels                        Top-down Coomunications

Horizontal communications                               Upward communications

Informal communications channels

Interpersonal roles

BAB 4           Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

A.     Pengertian Komunikasi Bisnis Linta Budaya

Komunikasi bisnis linta budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun non-verbal dengan memperhatikan factor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah atau negara.

B.      Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Komunikasi bisnis lintas budaya kini semakin penting Karena du berbagai belahan dunia kini bermunculan suatu pola kerja sama ekonomi secara regional seperti kawansan ASEAN, Asia Pasific, Eropa, Kanada, Amerika Utara dan Amerika lain.

C.      Memahami Budaya dan Perbedaannya

Setiap negara tentu memiliki budaya sendiri yang berbeda dengan negara lain. Pemahaman terhadap budaya dan perbedaanya menjadikan modal penting pada saat akan menjadi hubungan kerja sama.

1)      Definisi budaya menurut Lehman , Himstreet dan Baty, budaya diartikan sebagai sekumpulan pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri.

2)      Komponen Budaya

Budaya memiliki beberapa komponen yaitu budaya material, lembaga social, system kepercayaan, estetika dan Bahasa

3)      Tingkatan Budaya

Terdapat tiga tingkatan budaya yaitu:

-          Formal

-          Informal

-          Teknis

4)      Mengenal Perbedaan Budaya

Mengenal perbedaan budaya suatu negara merupakan cara terbaik untuk berkomunikasi secara efektif. Perbedaan budaya dapat dilihat dari :

-          Nilai-nilai social

-          Peran dan status

-          Pengambilan keputusan

-          Konsep waktu

-          Konsep jarak komunikasi

-          Konteks budaya

-          Bahasa tubuh

-          Perilaku social

-          Perilaku etis

-          Perbedaan budaya perusahaan

D.     Komunikasi dengan Orang Berbudaya Asing

Ketika anda ingin pergi keluar negeri, anda harus siap menghadapi budaya yang sama sekali berbeda dengan budaya anda sendiri.

E.      Daftar Istilah Penting

Aesthetics                                            Gesture

Belief systems                                      Intercultural

Body language                                     Language

Communications skills                          Material Culture

Cross-cultural                                       Social Institution

Cross-cultural training                          Surface culture

Deep culture

BAGIAN KEDUA

BAB 5             Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

Dalam bab ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide  pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi

A.     Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu :

1)      Perencanaan (planning phase)

2)      Pengorganisasian

3)      Revisi

B.      Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan komposisi. Penentuan tujuan harus jelas Karena:

-          Keputusan untuk meneruskan jelas

-          Keputusan untuk menanggapi audiens

-          Keputusan untuk memusatkan isi pesan

-          Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis

-          Memberi informasi

-          Melakukan persuasi

-          Melakukan kolaborasi

Cara menguji tujuan ada empat cara yaitu:

-          Apakah tujuan tersebut realistis?

-          Apakah waktunya tepat?

-          Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

-          Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

C.      Analisis Audiens

a)       Ada beberapa cara untuk mengembangkan profil audiens yaitu :

1)      Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Misalnya latar belakang pendidikan, status dan sikap

2)      Siapa audiensnya

3)      Rekasi audiens

4)      Tingkat pemahaman audiens

5)      Hubungan komunikator dengan audiens

b)      Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi yaitu:

1)      Cari apa yang di inginkan oleh audiens

2)      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3)      Berikan semua informasi yang diperlukan

4)      Pastikan bahwa informasinya akurat

5)      Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

D.     Penentuan Ide Pokok

Sebelum menentukan ide pokok, hal-hal yang harus diidentifikasi terlebih dahulu yaitu:

a)       Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Brainstorming adalah memberika keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatife dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

-          Storyteller tour

-          Random list

-          CFR Worksheet Journalistic

-          Journalistic Approach

-          Question and Answer Chain

E.      Seleksi Saluran dan Media

Saluran komunikasi meliputi :

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens	Anda tidak memerlukan umpan balik segara
Pesan anda rekatif sederhana dan mudah diterima	Pesan anda sangat rinci, kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen	Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah dan ekonomis	Anda ingin audiens yang luas
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	Anda ingin meminimalisasi distorsi penyampaian pesan

F.      Daftar Istilah Penting

Brainstorming                                      Storyteller’s tour

CFR Worksheet                                    Teleconference

Composition process                            Videoconference

Electronic mail                                     Voice over internet protocols

Journalistic approach                            VoIP

Oral communications                            Voicemail

Profile audiens                                     Websites

Question and answer chain                    Written communications

Random list

BAB 6           Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

A.     Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

1)      Bertele-tele

2)      Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3)      Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4)      Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan

B.      Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :

1)      Subjek dan tujuan haruslah jelas

2)      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3)      Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4)      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

1)      Membantu audiens memahami suatu pesan

2)      Membantu audiens menerima suatu pesan

3)      Menghemat waktu

4)      Mempermudah pekerjaan komunikator

C.      Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1)      Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:

-          Mulailah dengan ide pokok

-          Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

-          Ilustrasi dengan bukti-bukti

2)      Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Penyusunan outline tahap dua adalah sebagai berikut:

-          Pendekatan langsung

-          Pendekatan tidak langsung

Setelah mengenalisa kemungkinan reaksi audiens dan memilih suatu pendekatan umum, pemilihan rencana organisasional adalah sebagai berikut:

ü  Direct Requets

ü  Pesan-pesan rutin, Good-news atau Goodwill

ü  Pesan-pesan Bad-news

ü  Pesan-pesan perusuasif

D.     Daftar Istilah Penting

Bad-news                                             Good-news

Deductive approach                              Goodwill

Direct approach                                    Inductive approach

Direct request                                       Outline

Indirect approach                                  Persuasive messages

BAB 7          Revisi Pesan-pesan Bisnis

A.     Keterampilan Merevisi

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:

a)       Substansi pesan

b)      Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

c)       Mengedit mekanika/ Teknis penulisan

d)      Mengedit format dan layout

Sedangakn untuk pesan-pesan bisnis lisan yaitu:

a)       Substansi pesan

b)      Pengorganisasian pesan

c)       Gaya Bahasa

B.      Pemilihan Kata yang Tepat

Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :

a)       Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

b)      Pilihlah kata-kata yang singkat

c)       Hindari kata-kata bermakna ganda

C.      Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

-          Kalimat sederhana

-          Kalimat majemuk

-          Kalimat kompleks

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah cara pengembangan paragraph sebagai berikut:

-          Ilustrasi

-          Perbandungan (persamaan dan perbedaan)

-          Pembahasan sebab-akibat

-          Klasifikasi

-          Pembahasan pemecahan Masalah

D.     Daftar Istilah Penting

Complex sentence                                Indirect object

Compound sentence                              Predicate

Direct object                                        Simple sentences

Effective sentence                                Subject

BAGIAN KETIGA

BAB 8        Komunikasi Melalui Surat

A.     Penulisan Direct Request

Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang kita sampaikan atau mulai ada interaksi dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampikan melalui pendekatan langsung (direct approach). Organisasi direct request mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan penutup.

Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan dan tindakan nyata yang diinginkan.

-          Pembukaan (kemukakan apa permintaan anda)

-          Penjelasan rinci (berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan)

-          Penutup (kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus)

B.      Permintaan Informasi Rutin

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam membuat surat permintaan perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:

-          Apa yang ingin diketahui?

-          Mengapa hal tersebut perlu diperhatikan?

-          Mengapa hal ini dapat membantu?

Dalam kaitannya dengan direct request dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi.

C.     Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidak puasaan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan.

Konsumen yang tidak puas mungkin akan melakukan beberapa hal antara lain yaitu:

-          Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga tersebut (refund)

-          Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan.

-          Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusaka

-          Perbaikan gratis

-          Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

-          Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

-          Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

-          Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

D.     Surat Undangan, Pesanan dan Reservasi

Pada umunya pendekatan yang digunakan dalam menyusut surat undangan, pesanan dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach)

1)      Surat Undangan (ide pokok, penjelasan rinci, penutup)

2)      Surat Pesanan dan Reservasi

E.      Permintaan Kredit

Permintaan kredit umunya ada dua tahap yaitu mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan dan mengirmkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses.

F.      Daftar Istilah Penting

Adjustment letter                                              Invitation letter

Claim letter                                                      Order letter

Credit request                                                   Reservation letters

Customer satisfaction                                       Request information

Direct request

BAB 9           Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

A.     Strategi penulisan permintaan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung (direct approach). Pengorganisasian pesan-pesan good-news dalam dunia bisnis umumnya sama yaitu menggunakan pola langsung dan deduktif.

Rotine Messeges (pesan rutin)	Good-News (Berita/Kabar baik)
Pembukaan : Pernyataan ide pokok (main idea)	Pembukaan : Pernyataan Good-news
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci	Pertengahan/isi : Penjelasan rinci
Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi kedepan	Penutup : Mengingatkan kembali good-news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan

Keunggulan:

a.       Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan

b.       Menekan pada hasil analisa yang telah anda lakukan

c.       Menghemat waktu bagi pembaca

Kelemahan

a.       Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

b.       Kesulitan mengubah cara berfikir yang cenderung “to the point” hal ini terkait pada pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan.

B.      Pesan-pesan Good-News dan Goodwill

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain

-          Good-news tentang pekerjaan

-          Good-news tantang produk

Pesan-pesan Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menajaga hubungan bisnis lebih baik. Pesan goodwill disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan seperti: naik jabatan dll.

C.      Menulis Jawaban Positif

Untuk memberi jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1)      Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi (confirmation letter) diperlukan apabila terdapat pesanan produk dalam jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknua apabila nilai pesanannya relative kecil maka tidak diperlukan confirmation letter.

2)      Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting baik dari dalam atau luar organisasi. Pendapat orang lain tentang organisasi akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan dalam dalam menangani permintaan tersebut.

-          Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk membantu dalam pengambilan keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menjawan permintaan informasi potensial sales yaitu (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan dan menjawab semua pertanyaan, (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberika kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

-          Menjawab permintaan tanpa penjualan

Bentuk jawaban lain atas permintaan yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D.     Menangani Permintaan Kredit Rutin

Pertumbuhan ekonomi tidak terlepas dengan masalah kredit. Para pelaku bisnis sering membawa dompet berisikan kartu kredit dari berbagai lembaga perbankan. Melalui kartu kredit inilah para pelaku bisnis dapat memperoleh kemudahan layanan pembayaran.

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan lembaga keuangan bank maupun non bank

1)      Persetujuan Kredit ( Credit Approval )

2)      Referensi Kredit

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi kredit (credit reference) yaitu (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, dangan dibuat-buat.

E.      Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Beberapa karakteristik surat rekomendasi antara lain:

1)      Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2)      Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan

3)      Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4)      Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

5)      Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya surat rekomendasi dikirim langsung ke tenpat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon

F.      Daftar Istilah Penting

Close courtesy                                                              Goodwill

Confirmation letter                                                       Potential sales

Credit reference                                                            Recommendation letters

Credit approval letter                                                    Routine messages

Direct approach

Good-news

BAB 10             Penulisan Bad-News

A.     Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News

Pada saat memberi tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasakahan pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mengubah citra organisasi bisnis secara negative ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1)      Penyampaian bad-news

2)      Penerimaan pesan tersebut

3)      Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan pelanggan

Berikut ini adalah cara pengorganisasian pesan-pesan bad-news yaitu sebagai berikut :

1)      Menciptakan audience-Centered Tone

Nada atau intonasi dalam penyampaian pesan bad-news harus memiliki spesifikasi seperti berikut ini:

-          Membantu audiens mengerti bahwa bad-news menggambarkan keputusan yang tegas

-          Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adil

-          Membanu audiens agar tetap memberikan goodwill pada perusahaan

Usahakan focus pada audiens tone dalam menyampaikan pesan-pesan baad-news.

2)      Memilih perencanaan organisasional

B.      Mengkomunkasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam situasi seperti ini, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji saat mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.

a)       Bad-news tentang produk

Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga pokok produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.

b)      Penolakan kerja sama

c)       Penolakan Undangan

C.      Penyampaian Bad-news ke Pelanggan

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatika dalam penyampain pesan-pesan bad-news yaitu:

-          Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)

-          Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin

-          Tetap optimis dan percaya diri sehingga pembaca tidak akan kehilangan minat

D.     Bad-news tentang Orang

Dibawah ini adalah beberapa bad-news tentang orang yang dimana fokusnya ada dalam organisasi bisnis yaitu:

-          Penolakan menulis surat rekomendasi

-          Penolakan lamaran pekerjaan

-          Surat penolakan kredit 

E.      Daftar Istilah Penting

Back-order                                                       Indirect approach

Bad-news                                                         Job applications letters

Complaint                                                        Substituions product

Claim letter                                                      Recommendation letters

Customer                                                         Unfillable order

Direct approach

BAB 11           Penulisan Pesan-pesan Persuasif

A.     Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Penyampaian pesan-pesan persuasive dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal organisasi. Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya.

1)      Analisis Audiens

Melalui analisis audiens secara tepat penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secara efektif. Penyampaian pesan persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.

2)      Pertimbangan Perbedaan Budaya

3)      Memilih Pendekatan Organisasional

B.      Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif

Komponen-komponen penting dalam mengembangkan pesan-pesan persuasive antara lain yaitu:

1)      Menetapkan Kredibilitas

Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan, jika kredibilitas diragukan, audiens bisa saja memilih skeptic. Tanpa kredibilitas, upaya untuk melakukan persuasive akan tampak sebagai bentuk tipuan.

Cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu dan lain-lain

2)      Kerangka Argumentasi

Ketika fakta dan bukti sudah cukup terkumpul, buatlah kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan persuasive mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action)

3)      Memilih Daya Pemikat

Daya pemikat audiens terdiri dari daya pemikat atas dasar logika dan emosional

-          Pemikat emosional (emotion appeals)

Gunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan dan keamanan.

-          Pemikat logika

Ketika memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini:

·         Analogi

·         Induksi

·         Deduksi

4)      Pertimbangan Etika

Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur.

C.      Menulis Permintaan Persuasif

Yang terpenting untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasive (persuasive request) yaitu tetap menjaga batas-batas permintaannya. Manfaat langsung (direct benefits) permintaan persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor. Sedangkan manfaat tidak langsung (indirect benefits) yaitu meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise dan lain-lain.

-          Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Contoh surat permintaan peningakatan anggaran sebaiknya gunakan perencanaan organisasional AIDA

-          Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk penyesuaian

Contoh complaint letter

D.     Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban dan surat khusus lainnya.

1.       Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Ada beberapa cara untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan diantaranya melalui pengiriman surat, brosul, sampel (contoh produk), kartu, telepon, surat elektronik dan iklan media massa dan elektronik

2.       Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

Ciri-ciri surat penjualan yang baik antara lain sebagai berikut:

-          Menarik perhatian

-          Membangun minat

-          Meningkatkan hasrat

-          Memotivasi tindakan

3.       Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:

-          Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik

-          Tunjukan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada mereka

-          Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan

-          Jelaskan manfaat atau kegunaaan donasi yang telah diberikan pembaca

E.      Daftar Istilah Penting

Attentin                                                            Logical appeals

Interest                                                             Persuasive claims

Desire                                                              Persuasive mesages

Action                                                              Persuasive request

AIDA                                                               Sales letters

Cultural Differences                                         Selling points

Emotioan Appeals

BAB 12          Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Umumnya korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk surat, memo proposal, agenda maupun bentuk laporan.

A.     Pengertian Surat dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik berkaitan bisnis atau non bisnis.

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi kaitannya dengan penyelanggaraan bisnis

B.      Fungsi Surat Bisnis

Berikut ini adalah fungsi dari surat bisnis antara lain:

a.       Sarana komunikasi

b.       Alat menyampaikan suatu pesan

c.       Alat bukti tertulis

d.       Sebagau bukti histori

e.       Sebagai pedoman kerja

f.        Media promosi bagi pengirim surat

C.      Pengelompokan Surat

Secara umum, surat dikelompokan dalam beberapa kelompok yaitu surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya dan menurut urgensi penyelesaiannya. Pengelompokan lebih rinci dapat dijelaskan sebagai berikut:

a.       Pengelompokan surat menurut wujudnya

-          Surat bersampul

-          Kartu Pos

-          Warkat Pos

-          Telegram atau Teleks

-          Memorandum (Memo) dan Nota

-          Surat Tanda Bukti

b.       Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

-          Surat Pribadi

-          Surat Dinas

-          Surat Bisnis

-          Surat Sosial

c.       Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

-          Surat Biasa

-          Surat Edaran

-          Surat Pengumuman

d.       Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

-          Surat Biasa

-          Surat Konfidensial (terbatas)

-          Surat Rahasia

e.       Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

-          Surat Biasa

-          Surat Segera

-          Surat Kilat

f.        Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu jenis surat ini sangat bervariasi.

D.     Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum bagian surat baik untuk dinas ataupun bisnis mencakup beberapa komponen penting antara lain:

-          Kepalsa surat/kop surat (letterhead)

-          Tanggal surat (date)

-          Nomor, lampiran dan perihal (member, enclosed, subject)

-          Alamat tujuan (inside address)

-          Salam pembuka  (salutation)

-          Paragraf pembuka (first paragraph)

-          Paragraf isi (body paragraph)

-          Pragraf penutup (close paragraph)

-          Salam penutup (complimentary close)

-          Tanda tangan (signature)

-          Nama jelas penanda tangan (name and title)

-          Tembusan (natation)

-          Inisial (initial)

E.      Bahasa Surat

Melalui pengunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran seseorang secara langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek pengirim surat kepada pihak lain. Untuk surat resmi, surat dinas, hendaknya gunakan bahasa baku yang sesuai dengan ejaan.

F.      Format Lipatan Surat dan Amplop

a.       Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis antara lain:

-          Lipatan baku (standard fold)

-          Lipatan setengah baku (semi standard fold)

-          Lipatan akordeon (accordion fold)

-          Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

-          Lipatan tunggal (single fold)

-          Lipatan ganda/parallel (parallel/double fold)

-          Lipatan model Prancis (French fold)

-          Lipatan model baron (Baronial fold)

b.       Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya dan penggunaanya

-          Berdasarkan wujudnya yaitu amplop biasa amplop berjendela

-          Berdasarkan ukurannya yaitu amplop resmi, amplop kartu, amplop bisnis, amplop pendek, amplop pendek, amplop panjang, amplop besar (amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali)

-          Berdasarkan pengunannya yaitu amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali

G.     Contoh-contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam kehidupan bisnis sehari-hari, antara lain sebagai berikut:

§  Surat Pemesanan (Order letter)

§  Surat Konfirmasi (Cofirmation letter)

§  Surat Pengaduan (Claim letter)

§  Surat Permintaan Informasi

§  Surat Ucapan Selamat

§  Surat Pemberitahuan

§  Surat Penagihan

§  Surat Peringatan

§  Surat Perintah Kerja

§  Surat Pengumuman

§  Surat Undangan RUPS

§  Surat Kuasa

§  Surat Perjanjian

H.     Daftar Istilah Penting

Block style                                                       Hanging paragraph style

Body paragraph                                                Indented style

Business correspondence                                  Opening paragraph

Closing parapgraph                                           Personal letters

Formal letter                                                     Semi block style

Full block style                                                 Salutations

Formal letter

BAB 13            PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan/pimpinan pada suatu bidang tertentu.

A.     Pendekatan AIDA

Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat oleh pembaca . secara rinci ,pendekatan AIDA adalah sebagai berikut:

v  Attention

Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian) . artinya ,pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi /lembaga pencari kerja( pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca. Jelaskan ide /gagasan yang membuat pembaca antusias untuk menyimak apa yang anda tuliskan.

·           Interest

Artinnya pelamar harus dapa menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang dimiliki dania yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

·           Desire

Artinya ,pelamar harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar juga dapat meyekinkan pembaca melalui bukti –bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.

·           Action

Ø   Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

Penulis surut lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam penulisan surat lamaran kerja. Artinya ,seorang pelamar kerja harus memahami dan mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran kerja serta bagaiman pengorganisasian penulisannya.

   Secara umum ,pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama,yaitu sebagai berikut:

·           Paragraf Pembuka

Surat lamaran kerja yang baik,yang menarik perhatian pembacanya perlu mencantumkan hal-hal berikut:

a.    Rangkuman

Pada bagian awal surat lamaran kerja ,pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang dimiliki ,yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan dijelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan /memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar.

b.    Nama

Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut.

Pada umumnya,pola ini digunakan ketika lowongan /kesempatan kerja tersebut hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi tersebut.

c.     Sumber Publikasi

Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar,majalah,radio . dalam surat  lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja memenuhi persyaratan yang dikehendaki oleh perusahaan.

d.    Pertanyaan

Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukan bahwa pelamar kerja mengetahui problem ,kebutuhan dan tujuan suatu organ isasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi hal itu akan memberikan manfaat  bagi pembaca.

e.    Cuplikan Berita

Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan erita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahan sedang merencanakan membuka kantor cabang,memperkenalkan produk baru,atau memerlukan tenagan operator dan sebagainya.

·           Paragraf Pertengahan

Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca yang mencakup:

a.    Pendidikan

Pada bagian pendidikan ini ,pelamar akan dapat:

1.       Menunjukan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam.

2.       Menunjukan bagaiman pendidikanya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar .

3.       Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menammbahkan bidang studi pilihan penting di luar bidang studi inti.

b.    Pengalaman Kerja

Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas berbagai fungsi atau kegiatan yang dapat dilakukan . atas dasar itu,pelamar kerja akan dapat menunjukan kepada pembaca bahwa:

1.       Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan baru.

2.       Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan

3.       Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik

4.       Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras

c.     Sikap,Minat,Aktivutas dan Kualitas.

Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam melakuakan kerja sama dengan orang lain ,sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan ,perusahaan ,suasana kerja,dan kualitas personal( kegiatan ekstrakulikuler dan sejenisnya.

·           Paragraf Penutup

Paragraf penutup terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan tindakan(action) sebagaimana yang terdapat pada surat penjualan . pelamar kerja dengan jelas menyatakan keinginanya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.

Ø   Tips untuk Pelamar Kerja

Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya sedang”menjual potensi diri” kepada perusahaan secar tertulis baik mencakup kepribadian,kualifikasi ,pelatihan yang pernah diikuti ,pengalaman kerja dan hobi.

Ø  Yang perlu Anda Perhatian

·         Pelamar kerja haru mempunyai kualifikasi atau pengalaman krja untuk posisi pekerjaan yang dikehendaki

·         Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki

·         Tunjukan hal-hal positif

·         Usahakan surat lamaran kerja rapi,bersih dan menarik

·         Tulislah surat dari sudut pandang pembaca,bukan dari sudut pandang penulis.

·         Tekanlah hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Ø  Yang Harus Anda Hindari

·         Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan anda

·         Jangan mengirim surat lamaran kerja hasil fotocopi

·         Jangan mengatakan bahwa anda menerima jenis pekerjaan apa saja

·         Hindari kata-kata berlebihan

·         Jangan minta belas kasihan terhadap gaji,kecuali ketika ditanya pada saat wawancaa kerja

·         Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

Bab 14             Persiapan Untuk Menulis Resume

·         Persiapan untuk Menulis Resume

Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan, yaitu: (a) mencari informasi penting (esensi); (b) merencanakan resume, dan (c) membuat resume.

1.        Mencari Informasi Penting

Sebelum membuat resume, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari berbagai informasi penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang diinginkan. Kita dapat melakukan analisis diri (self analysis), analisis karir (career analysis), dan analisis pekerjaan (job analysis)

a.       Analisis Diri

Analisis diri akan dapat membantu seseorang dalam mengenali dirinya sendiri secara lebih mendalam, termasuk semua kelebihan dan kekurangannya.

b.      Analisis Karir

Sebagaimana dalam melakukan analisis diri, kita juga perlu membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karir kita di masa depan.

c.       Analisis Pekerjaan

Secara umum, para lulusan suatu perguruan tinggi sedikit atau belum memiliki pengalaman kerja. Pada tahap-tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan suatu program orientasi atau pelatihan kepada mereka yang baru diterima sebagai karyawan suatu perusahaan. Oleh karena itu, sebelum menyusun suatu resume, kita perlu memahami betul mengenai pekerjaan tersebut.

2.        Perencanaan Resume

Dalam  merencanakan resume, perlu diperhatikan terlebih dahulu posisi atau pekerjaan yang diminati atau  yang akan menjadi tujuan karier. Setelah itu, perlu diperhatikan syarat syarat pekerjaan,karakteristik pribadi yang diperlukan, dan data data lain yang dapat ditambahkan dalam resume. Dalam merencanakan resume ada 3 hal yang perlu di perhatikan:

ü  Tujuan karir

ü  Informasi pribadi

ü  referensi

3.        Pembuatan Resume

Resume dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Resume yang baik menekankan pada kompabilitas kualifikasi kita dan perspektif persyaratan kerja. Secara umum, resume mencakup nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifikasi informasi pribadi, dan referensi. Resume diorganisasikan sedemikian rupa agar mencolok dan menarik perhatian pemberi kerja. Resume dapat dibuat dalam satu halaman, tetapi untuk melamar posisi yang lebih tinggi resume biasanya dibuat lebih panjang

·         Rencana Pengorganisasian

Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis resume, yaitu :

1.      Resume kronologis.

2.      Resume fungsional

3.      Resume kombinasi

·         Masalah dalam Membuat Resume

Beberapa masalah yang muncul berkaitan dengan pembuatan resume yaitu:

1.      Resume dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan kemungkinan besar memasukkan data yang tidak relevan sehingga tidak akan mencapai sasaran.

2.      Resume yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang cukup bagi pembaca untuk melakukan penelaahan yang lebih dalam.

3.      Format penulisan resume kurang baik, inden tidak konsisten, kurang memperhatikan tanda baca dan sejenisnya, sehingga isi resume sulit dimengerti.

4.      Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. Alangkah baiknya kalau kalimat yang digunakan bersifat sederhana atau simpel.

5.      Resume mengandung banyak kesalahan ketik/tulis dan yang lebih fatal lagi kesalahan penyusunan kalimat.

6.       Pelamar tidak dapat menunjukan secara tegas dalam resume tujuan pekerjaan yang dikehendaki.

7. pelamar menampakan keyakinan yang berlebihan (overconfidence)

8. Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume.

Bab 15             Arti Penting Wawancara

·         Arti Penting Wawancara

Wawancara merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan untuk menjaring pelamar yang ada. Mengingat ketatnya seleksi dari perusahaan, seorang pelamar mungkin saja diwawancarai lebih dari satu kali.

Berbagai aspek, khususnya aspek kepribadian, baik secara verbal maupun nonverbal, sejak memasuki ruang wawancara akan diperhatikan oleh pewawancara. Aspek aspek kepribadian yang akan dinilai mencakup:

1.       Penampilan secara fisik

2.       Gerak gerik dan sopan santun

3.       Nada suara (tone voice)

4.       Rasa percaya diri

5.       Inisiatif

6.       Kebijaksanaan

7.       Daya Tanggap dan kerjasama

8.       Ekspresi wajah

9.       Kemampuan berkomunikasi

10.   Sikap terhadap pekerjaan

11.   Selera humor

Penilaian terhadap aspek diatas akan membantu pewawancara untuk memprediksi keberhasilan pelamar menduduki posisi tertentu didalam perusahaan.

Dalam proses wawancara, berikanlah informasi yang padat dan akurat dengan jelas dan tidak berbelit belit. Jawablah semua pertanyaan yang diminta dengan baik, dan janganlah memberikan informasi yang tidak ditanyakan atau tidak relevan dengan pertanyaan pewawancara.

·          Persiapan Wawancara Kerja

Berkut merupakan berbagai hal yang perlu diperhatikan saat melakukan wawancara kerja:

1.       Berdoalah menurut agama dan keyakinan masing-masing

2.       Datang lebih awal dari yang ditentukan

3.       Bersikap yakin dan optimis

4.       Siapkan sertifikat diploma, dan surat surat penghargaan yang dimiliki

5.       Tersenyumlah secara wajar

6.       Berpakaian yang rapi dan sopan

7.       Bersikap tenang

8.       Ketuk pintu sebelum memasuki ruang wawancara, kecuali jika ada yang mengantar

9.       Tunggu sampai dipersilahkanduduk, atau mintalah izin untuk duduk

10.   Ingat nama pewawancara dengan benar

11.   Tataplah pewawancara saat berbicara

12.   Tunjukkan kemampuan diri tetapi jangan berlebihan

13.   Perhatikan pertanyaan pewawancara dengan baik

14.   Berbicaralah dengan jelas

15.   Atur nada suara

16.   Tunjukkan minat dan kesungguhan

17.   Bersikap jujur dang langsung

Berikut hal hal yang juga perlu diperhatikan saat melakukan wawancara kerja:

1.          Datang terlambat

2.          Kelihatan kesal karena sudahmenunggu lama

3.          Datang untuk wawancara tanpa persiapan

4.          Berpenampilan berlebihan

5.          Membawa tas belanja atau yang sejenisnya dalam ruang wawancara kerja

6.          Mengajak teman atau keluarga saat wawancara

7.          Duduk sebelum dipersilakan

8.          Meletakkan tas diatas meja wawancara

9.          Membungkuk atau menundukkan kepala

10.       Bertopang dagu

11.       Merokok atau mengulum permen saat wawancara kerja

12.       Membuka percakapan wawancara

13.       Memotong pembicaraan saat diwawancarai

14.       Melebih lebihkan diri

15.       Membual

16.       Mengkritik diri sendiri

17.       Mengkritik atau men jelekkan atasan sekarang atau atasan yang lama

18.       Memberikan informasi yang tidak relevan

19.       Memberikan kesan sangat membutuhkan pekerjaan

20.       Bertanyayang sekedar tanya

21.       Emosional atau mudah tersinggung

22.       Jangan memberikan kesan tidak sadar

·         Cara Mengenali Pekerjaan dan Perusahaan

Sebelum melakukan wawancara, perlu dicari berbagai informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilamar dan perkembangan perusahaan yang bersangkutan. Informasi dapat diperoleh dari berbagai publikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, baik yang berbentuk jurnal, majalah, atau buletin. Wawancara sebagai bentuk komunikasi dua arah merupakan kesempatan yang baik bagi pelamar untuk menanyakan secara langsung berbagai hal mengenai pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara.

Pertanyaan pertanyaan yang diajukan pelamat dalam wawancara sangat penting artinya bagi pewawancara, khususnya untuk mengetahui tingkat keseriusan pelamar dalam melamar posisi kerja tersebut. Jika sudah diberi kesempatan untuk menanyakan berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan dan perusahaan, tetapi tidak dimanfaatkan, pewawancara akan menilai bahwa pelamar tidak serius.

·         Pertanyaan Penting dalam Wawancara Kerja

Berbagai contoh pertanyaan yang sering dilakukan dalam wawancara kerja:

1.          Pekerjaan yang dilamar

              a.       Mengapa anda ingin bekerja diperusahaan ini?

2.          Pendidikan dan pelatihan

              a.       Mata kuliah apa yang paling disenangi dan dibenci , mengapa?

3.          Latar belakang keluarga

              a.       Apakah pekerjaan orang tua anda?

4.          Kepribadian

              a.       Bagaimana anda menilai diri anda sendiri?

5.          Penilaian pribadi

              a.       Faktor faktor apa yang paling memberikan konstribusi bagi pengembangan kepribadian ?

6.          Tujuan karier

              a.       Apa tujuan jangka panjang karier anda?

7.          Hobi dan lain lain

              a.       Hobi apa yang anda sukai?

·         Ucapan Terimakasih

Setelah wawancara usai, berikan ucapan terima kasih kepada pewawancara meskipun kecil kemungkinan bekerja di perusahaan tersebut. Hal itu dilakukan untuk menunjukkan penghargaan atas waktu yang  telah disediakan untuk wawancara.

·         Surat Penerimaan Pegawai dan Penerimaan Kerja

Perusahaan harus dapat membuat surat pemberitahuan dengan baik, dan mengirimkannya sesegera mungkin.. Pada pendekatan ini, bagian pembuka diawali dengan informasi yang menyenangkan, diikuti dengan informasi konfirmasi dan paragraf penutup.

Setelah menerima surat penerimaan kerja, sebaiknya pelamar menulis surat balasan. Rencana organisasional untuk surat balasan sama  dengan surat pemberitahuan penerimaan kerja. Setidaknya, ada beberapa hal  yang perlu  diperhatikan saat menulis surat balasan (menerima tawaran kerja) yaitu:

a.       Nyatakan dengan antusias kegembiraan terhadap tawaran tersebut

b.      Konfirmasikan kedatangan kepada bagian personalia

c.       Tunjukkan antisipasi terhadap  penerimaan tawaran kerja tersebut

·         Surat Penolakan Kerja

Merupakan surat yang dibuat oleh pelamar kerja atau mereka yang sudah bekerja tetapi mendapat atau mengarapkan pekerjaan ditempat lain.

Bab 16             Tujuan Presentasi Bisnis

·         TUJUAN PRESENTASI BISNIS

Secara umun presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok yaitu :

1.       Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik ,sederhana , mudah dipahami

,dan mudah didengar audiens hindari presentasi yang membosankan ,monoton ,tidak

jelas dan bahasanya sulit dipahami.

2.       Menghibur audiens

Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyiapkan humor-

humor segar yang mampu menghidupkan suasana.yang perlu diingat adalah bahwa

umur yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis sebagai selingan dan bukan

sebagai yang utama.

3.       Menyentuh emosi audiens

Dengan gaya bicara dan dengan intonasi yang menarik ,seorang pembicara mampu

menggugah emosi audiens

4.       Memotivasi audiens untuk melakukan sesuat

Untuk bertindak sesuatau untuk memotivasai audiens seorang pembicara

menyatakannya secara exsplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi dalam arti

bahwa apa yang diinginkan pembiacra harus secara tegas dan jelas tercangkup dalam

presentasi.

·         PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencangkup beberapa hal

antara lain :

1.       Penguasan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam

sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada

kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam

isi materi presentasi. Ketidaksiapan

2.       Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga

dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya.

3.       Menganalisis audiens

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa

sebenarnya yang menjadi audiens.

4.       Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat

dimana ia akan melakukan presentasi.

·         ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

Alat bantu presentasi mencangkup banyak variasi, yaitu:

1.       Papan tulis hitam dan putih

Keunggulan:

ü  Fleksibilitas dalam penulisannya.

ü  Kemudahan dalam melakukan koreksi.

ü  Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.

Kelemahan:

ü  Tulisan sering kali sulit dibaca.

ü  Pembicara menutupi peserta saat menulis.

ü  Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

ü  Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila suda penuh harus

dihapus dulu.

ü  Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tidak dapat dimanfaatkan

secara optimal.

ü  Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.

2.       Flip charts

Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas

berukuran besar.

Keunggulan:

ü  Fleksibilitas dalam penulisan.

ü  Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi.

ü  Pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya.

ü  Biaya relatif murah.

ü  Bisa diletakkan di mana saja.

Kelemahan:

ü  Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan

ü  Pembicara sering menutupi peserta saat menulis.

ü  Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama.

ü  Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet.

ü  Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja.

ü  Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas.

ü  Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.

3.       Transparansi overhead projector

Keunggulan:

ü  Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi.

ü  Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal.

ü  Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang.

ü  Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat

sebelum presentasi dilakukan.

ü  Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual.

ü  Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau

pelatihan.

Kelemahan:

ü  Kualitas transparansinya jelek jika ditulis dengan tangan.

ü  Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih.

ü  Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan mengalihkan

pembicaraan.

ü  Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus.

ü  Kipas pada OHP seringkali berisik.

ü  Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.

4.       Slide

Keunggulan:

ü  Slide foto warna mudah pembuatannya.

ü  Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC.

ü  Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya.

ü  Daya tahan cukup tinggi

ü  Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan

yang terbuat dari kaca.

ü  Slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket.

ü  Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable.

Kelemahan:

ü  Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama.

ü  Harganya relatif mahal

5.       Papan tulis elektronik

Keunggulan:

ü  Fleksibilitas dalam penulisan materi.

ü  Koreksi dapat dilakukan dengan mudah.

ü  Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut.

ü  Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.

Kelemahan:

ü  Tulisan tangan.

ü  Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis.

ü  Pemicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu.

ü  Hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya

memang jelek.

ü  Sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.

6.       Video cassete recorder

Keunggulan:

ü  Sangat praktis.

ü  Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran.

ü  Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan.

ü  Tersedia pokok materi subjek sacara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program

ü  motivasional.

Kelemahan:

ü  Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar.

ü  Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

ü  Untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif.

ü  Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7.       Panel LCD projector

Keunggulan:

ü  Proyeksi data secara langsung dari PC secara “real time”

ü  Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi.

ü  Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.

Kelemahan:

ü  Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek.

ü  Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan

watt.

ü  Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti kompuer, proyektor overhead, dan panel LCD.

8.       Protector LCD

Keunggulan:

ü  Tampilan data dilakukan secara “real time”

ü  Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens

ü  Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena

ü  yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara, dan video

Kelemhan:

ü  LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus

ü  Harga LCD proyektor masih relative masih mahal, meskipun dari waktu ke waktu

cenderung harganya turun

ü  Peralatan diperlukan seperti computer, LCD proyektor, dan layar

ü  Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompetibel) antara merek LCD proyektor

tertentu dengan computer yang digunakan

·         ANALISIS AUDIENS

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang salah satu persyaratannya harus menganalisis

audiens secara tepat.  Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seoarang pembicara harus

mampu menjawab 6 pertanyaan mendasar berikut ini.

1.       Siapa audiensnya ?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin

banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah

melakukan presentasi secara tepat.

2.       Apa yang diinginkan audiens ?

Dengan memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan

berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga

dapat memuaskan audiens.

3.       Dimana melakukan presentasi ?

Pemahaman tempat presentasi,akan membantu pembicara untuk menyusun strategi

yang tepat.

4.       Kapan melakukan presentasi ?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dia

akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan

presentasi bisnis tersebut.

5.       Mengapa melakukan presentasi ?

Sebelum melakukan presentasi bisnis pembicara harus menjawab pertanyaan

mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya

akan sangat bervariasi antara seseorang dengan orang lain.

6.       Bagaimana melakukan prentasi ?

Dalam melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang

berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata

letak meja secara khusus untuk diskusi kelompok.

·          ANALISIS BAHASA TUBUH

1.       Ekspresi wajah

2.       Senyuman

3.       Kontak mata

4.       Gerakan tangan

5.       Gerakan bahu

6.       Gerakan kepala

7.       Cara berdiri

·          PENINJAUAN LOKASI

Peninjauan lokasi bagi pembicara merepakan salah satu factor penting yang perlu

diperhatikan sebelum melakukan presentasi bisnis.

·         PERCAYA DIRI

Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam

berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat

dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorokan

tersumbat. Ada beberapa cara untuk mengendalikan hal tersebut.

1.       Gemetar

Melakukan gerakan tubuh yang termotivasu oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. 

2.       Bicara terputus-putus

Sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens ambil nafas dalam-dalam hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil.

3.       Mulut kering

Sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung.

4.       Tenggorokan tersumbat

Sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.

5.       Tersenggal-senggal

Tundukan kepala dan alihkan fokus daeri audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam kebagian bawah perut dan hembuskan nafas perlahan-lahan.

·         BERLATIH PRESENTASI BISNIS

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu

diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1.       Identifikasi audiens

2.       Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

3.       Tulislah teks presentasi bisnis dengan lengkap

4.       Buatlah rangkuman presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

5.       Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

BAB 17            NEGOSIASI

A. Pengertian Negosiasi

Dalam suatu proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan ataunberbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belahpihak perlu bernegosiasi.

Hartman menegaskan bahwa negosiasi   merupakan   suatu   proses   komunikasi   antara   dua   pihak,   yang   masing-masingmempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatanyang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama.

Menurut   Oliver,   negosiasi   adalah   sebuah   transaksi   dimana   kedua   belah   pihakmempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehinggaterjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai kesepakatanbersama. Sementara itu Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihakdengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentangsuatu hal demi kepentingan bersama.

Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatuproses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencarisuatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama keduabelah pihak yang terlibat dalam negosias.

Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

·         Persiapan yang cermat.

·         Persentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.

·         Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.

·         Pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang

·         baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati.

·         Kemauan   untuk   membuat   konsensi   untuk   mencapai   kesepakatan   melalui

·         kompromi bila terjadi kemacetan.

Proses Bernegosiasi

Menurut   Hartman,   ada   empat   poin   penting   yang   perlu   diperhatikan   sebelum

bernegosiasi,   antara   lain   pencarian   fakta   terutama   dari   pihak   lain   (lawan   negosisasi),

menaksir  posisi lawan negosisasi, membuat perencanaan  yang   baik,   dan  memilih   serta

mengatur  tim negosiasi. Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam

bernegosiasi,   yaitu   tahap  perencanaan  (sebelum   negosiasi),  tahap  implementasi   (selama

negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah negosiasi).

1. Tahap perencanaan

Tahap   perencanaan   negosiasi   membutuhkan   tiga   tugas   utama yaitu:

a. Sasaran Negosiasi

b. Strategi Negosiasi

Ada beberapa strategi negosiasi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi antara lain:

ü  Strategi Kooperatif

ü  Strategi Kompetitif

ü  Strategi Analitis

c. Proses Negosiasi

Menurut   Casse   dalam   proses   negoasiasi   ada   enam   tahapan   penting   yang   perlu

diperhatikan, antara lain :

a. Persiapan,

b. Kontak Pertama

c. Konfrontasi

d. Konsiliasi

e. Solusi

f. Pascanegosiasi

 Tahap Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan

agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi memiliki komponen penting

antara lain : taktik negosiasi, ketrampilan negosiasi, dan perilaku negosiasi. Berikut ini merupakan beberapa taktik negfosiasi yang sering digunakan dalam prakterk bernegosiasi antara lain:

1) Taktik cara anda.

2) Taktik bekerja sama.

3) Taktik tidak bertindak apa-apa.

4) Taktik melangkah ke tujuan lain.

Tahap Peninjauan Negosiasi

Alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain:

ü  Untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan

ü  Jika tidak, hal ini dapat menajadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berhaga bagi negosiator

ü  Jika ya, pastikan apa yang sudah dilakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan anda.

 Ketrampilan bernegosiasi.

1) Persiapan.

2) Memulai negosiasi.

3) Strategi dan teknis.

4) Kompromi.

5) Menghindari kesalahan taktis.

Menurut Oliver,ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara

lain:   persiapan   yang   baik,   berlatih,   menggambarkan   posisi   Anda,   membuat   usulan,

penawaran, dan persetuuan. Masing-masing kunci dasar dalam bernegosiasi tersebut dapat

dijelaskan berikut ini.

1. Persiapan yang baik

2. Berlatih

3.Menggambarkan posisi Anda

4. Membuat suatu usulan / proposal

5. Penawaran

6. Persetujuan

            Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik (efektif) bagi kedua belah pihak, Anda

perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh pihak lawan.

            Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak

lawan Anda, antara lain:

·         merasa nyaman akan dirinya sendiri,

·         tidak merasa dibohongi,

·         sekutu yang kekal,

·         mengetahui dan memahami lebih banyak,

·         menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu kera,

·         uang, barang, dan pelayanan yang bagus,

·         diperlakukan dengan ramah-artinya didengarka,

·         disenangi,

·         komunikasi yang jelas,

·         mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya.

Tipe Negosiator

1. Negosiator Curang

2. Negosiator Profesional.

3. Negosiator Bodoh

4. Negosiator Naif

Bab 18.            Rapat Bisnis

Rapat Bisnis

     A.Pengertian Rapat Bisnis

Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnisess

Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.

C. Tujuan Rapat Bisnis

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1. Berbagi informasi

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

3. Evaluasi ide/gagasan

4. Pengambilan keputusan

5. Membuat dokumen

6. Memotivasi pekerja

D.   Jenis-Jenis Rapat.

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima jenis, antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu.

2. Rapat konsultasi (advisory meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.

3. Rapat komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting).

4. Rapat dewan (council meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka.

5. Negosiasi (negotiation)

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Informasi yang diberikan dapat berupa informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan informasi khusus yang bersifat strategic, misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.

2. Rapat motivasional (motivational meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

3. Rapat partisipatif (participatory meeting)

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.

D.Perencanaan Pesan Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

·        Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

·        Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

·        Cantumkan siapa saja yang hadir.

·        Daftar topic yang akan dibahas.

·        Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.

·        Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

·        Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

1. Undangan.

Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu dan tempat.

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat..

3. Berapa lama waktu rapat bisnis.

Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis.

4. Pembawa acara.

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua panitia penyelenggaraan.

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.

6. Jumlah peserta.

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat bisnis.

7. Peserta yang diundang.

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan

8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

9. Narasumber.

Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan,

10. Alokasi waktu untuk narasumber.

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.

11. Waktu istirahat.

Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam.

12. Presensi peserta.

Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis.

13. Akomodasi.

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.

14. Sound system.

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik.

15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.

Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.

16. Fasilitas pendukung lainnya.

Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola.

Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

ü  Panitia Penyelenggara (Organizer)

a)     Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.

b)    Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.

c)     Melakukan registrasi peserta.

d)    Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.

e)     Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.

f)      Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.

g)     Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam.

h)    Kondisi siap digunakan dengan baik.

i)       Moderator siap memandu rapat bisnis.

j)       Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.

k)    Siapkan dokumentasi audio-visual.

l)       Dokumentasi hasil rapat bisnis.

2. Narasumber (presenter)

a)     Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.

b)    Perkenalan identitas diri.

c)     Siap melakukan presentasi.

d)    Manfaatkan media audio-visual.

e)     Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta

f)      Penampilannya menarik dan menyenangkan.

3.       Peserta (participants)

a)     Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.

b)    Berpakaian rapih dan sopan.

c)     Mamakai kartu identitas peserta.

d)    Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.

e)     Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.

f)      Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung.

g)     Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.

h)    Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.

i)       Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

   Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1. Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.

2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.

3. Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.

4. Gaya melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain,

1. Gaya chevron (chevron style)

tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya ini berbentuk huruf “V”.

2.  Gaya modifikasi (modified style)

Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih berbentuk huruf “V”.

3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

4. Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

Bab 19.            Penulisan Laporan Bisnis

a.   Pengertian Laporan Bisnis

Menurut para ahli laporan bisnis dapat diartikan sebagai berikut :

·        Menurut Herta A.Murphy dan Herbert W.H

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

·        Menurut Himstreet dan Batty.

Laporan bisnis adalah suatu pesan – pesan objectif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari suatu institusi atau lembaga ke lembaga yang lain guna membntu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Bagi suatu perusahaan , umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperrluan antara lain :

1)     Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya : laporan operasional dan laporan kegiatan personal.

2)      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan – kebijakan dan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya : kebijakan penetapan posisi kerja.

3)     Untuk memenuhi persyaratan – persyaratan hokum dan peraturan – peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya : laporan pajak, laporan analisi dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan.

4)      Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik untuk keperluan internal maupun eksternal. Misalnya : laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.

5)    Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan – keputusan atas isu – isu tertentu. Misalnya : laporan penelitian/ riset.

6)      Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya : proposal penjualan.

b. Penggolangan Rapat Bisnis

1)    Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar untuk memberi informasi atau untuk analisis.

Laporan memberikan informasi yaitu menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, yang terdiri atas :

-          Laporan perkembangan

-          Laporan semester

-          Laporan triwulan

Laporan analitikal (analytical report), yaitu menyajikan fakta – fakta, menganalisis, mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.

2)      Menurut Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut department mana laporan itu diperoleh. Misalnya : laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pemasaran, laporan produksi, laporan personalia, Dll.

3)      Menurut Formalitasnya

Suatu laporan dapat dibedakan dari segi formal atau nonformal.

4)      Menurut Keasliannya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan juga apakah berasal dari public atau swasta.

o   Laporan otoritas, dibuat atas dasar permintaan.

o   Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

o   Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat atas laporan swasta

o   Laporan public yaitu laporan yang dibuat oleh lembaga – lembaga pemerintah, rumah sakit atau yang dibiayai oleh pemerintah.

5)  Menurut Frekuensinya

Laporan dapat dibedakan atas dasar secara berkala atau khusus.

o   Laporan berkala : dikeluarkan secara harian, bulanan, semester, atau tahunan. Misalnya:laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap bulan, laporan produksi tiap bulan.dll.

o   Laporan khusus : mencakup situasi dan kejadian yang unik, seperti munculnya krisis diperusahaan.

6)  Menurut Jenisnya.

Laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat) maupun formal (laporan panjang)

7)    Menurut Kegiatan Proyek.

Dalam melaksanakan suatu pronyek terdapat tiga jenis laporan yaitu :

-  Laporan pendahuluan

-  Laporan perkembangan

-  Laporan akhir

8) Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Laporan bisnis dapat dibedakan atas :

·         Agenda: suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung

·         Resolusi: laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan

·         Notulen: laporan resmi dalam suaru pertemuan yang berlangsung

·         Laporan pertemuan: laporan resmi yang cakupan bahasanya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

c.Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Defenisi masalah, tujuan, dan ruang lingkup.

1)    Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup tujuan penyusunan laporan.

2)    Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

3)    Tentukan ide atau gagasan

4)    Mengumpulan bahan yang diperlukan

5)    Menganalisis dan menafsirkan data

6)    Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir.

d. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1.        Pendahuluan

o   Pemberi kuasa

o   Layout / rencana persentasi

o   Masalah

o   Maksud penulisan

o   Ruang lingkup

o   Metedologi

o   Sumber – sumber primer atau skunder

o   Latar belakang

o   Defenisi Istilah

o    Keterbatasan

o    Rekomendasi

2.       Teks

Membahas dan mengembangkan hal – hal penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3.       Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi judul       “ rencana tindakan” atau “proposisi”.

o   Rangkuman

o   Kesimpulan

o   Rekomendasi

o   Rencana tindakan

o   Proposisi

e.       Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

a)     Cara menyusun tubuh laporan bisnis

o   Cara deduktif

o   Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum hal – hal rinci dijelaskan.

o    Cara induktif

o   Menjelaskan fakta – fakta yang ada sebelum ide – ide pokok, kesimpulan, atau rekomendasi dikemukakan.

b)     Cara menyusun teks laporan bisnis

o   Membuat topic – topic atau criteria

o   Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian – kejadian

o   Mendeskripsikan lokasi / tempat

o   Menjelaskan suatu proses atau prosedur

o   Menyusun urutan berdasarkan tingkat kepengtingan

o   Menyusun urutan tingkat familiaritas

o   Menyusun sumber – sumber yang digunakan

o   Pemecahan masalah

c)      Metode Kerangka

o   Jenis – jenis judul

o   Format kerangka

o   paralelisme dalam judul

Bab 20.            Penulisan Laporan Singkat

A.   Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

            Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :

a.       Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

b.      Grafik untuk lebih menekankan penulisan.

c.       Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

d.      Format memo atau surat.

B.Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi

            Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.

Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis

1.      Akurat

Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a.       Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b.      Laporkan semua fakta yang relevan.

c.       Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d.      Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.

e.       Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.

f.       Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

2.     Keputusan yang Baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3.     Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :

a.       Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?

b.      Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?

c.       Kapan suatu Laporan Dibuat?

d.      Ke mana Laporan akan Dikirim?

e.       Mengapa suatu Laporan Dibuat?

f.       Bagaimana Sikap Pembaca?

C. Perencanaan Laporan Singkat

            Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

 Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

a.     Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

b.     Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

c.      Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

d.     Manuskrip

Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D. Penentuan Struktur Dasar

            Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

a.       Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?

b.      Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan direct order atau indirect order?

E.Pengorganisasian Laporan Singkat

c.       Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?

 Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Laporan informasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a.       Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.

Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :

1)      Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin

2)      Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus

3)      Rencana Periode yang akan Datang

4)      Analisis Masalah / Problem

b.      Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

2.      Pengorganisasian Laporan Analitikal

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.

Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :

a.       Laporan Justifikasi

Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b.      Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

c.       Laporan Troubleshooting

Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.

Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

Bab 21.            Penulisan Laporan Formal

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.

         Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

A.   MENDEFINISIKAN MASALAH

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.

1.      Pertanyaan yang Tepat

Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untuk Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

1)       Apa yang perlu ditentukan?

2)      Mengapa masalah tersebut penting?

3)      Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?

4)      Di mana munculnya suatu masalah?

5)      Kapan masalah itu muncul?

2.      Mengembangkan Pernyataan Tujuan

 Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.

1)      Menggunakan kalimat infinitive.

2)      Menggunakan pertanyaan.

3)      Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.

            Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan.

B. KERANGKA UNTUK ANALISIS

           Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

 Penelitian juga memerlukan kerangka (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan Anda memecahkan  masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.

1.      Mengembangkan Struktur yang Logis

           . Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda  secara akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.

           Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka analitikal.

a.      Tugas Informasional

           Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.

1)      Urutan Tingkat Kepentingan

Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi Anda dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.

2)      Secara Berurutan

Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.

3)      Secara kronologis

Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.

4)      Menurut Ruang Tempatnya

Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.

5)      Menurut Geografis

Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya

6)      Menurut Kategori

Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.

      Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara.

b.      Tugas Analitikal

     Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil.

2.      Aturan Pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relative  udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.

1)      Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.

2)      Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.

3)      Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.

4)      Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3.      Menyusun Kerangka Pembuka

                 Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika

a.      Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.

b.      Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.

c.       Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.

                  Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption pada setiap level kerangka  Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.

                  Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption  kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan Anda rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda, mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda menggunakan caption kerangka deskriptif.

C.MENYUSUN RENCANA KERJA

         Setelah Anda mendefinisikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan).

                       Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.

a)      Permasalahan yang dihadapi

b)      Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.

c)      Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).

d)      Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

D.MELAKUKAN PENELITIAN

               Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.

                 Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).

                 Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

1.      Sumber-sumber Primer

                 Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.

a.      Dokumen

           Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.

b.      Observasi

           Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

c.       Survey

           Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag Anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.

           Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain

1.      Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?

2.      Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?

3.      Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid?

           Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian.

d.      Eksperimen

           Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama.

           Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.

2.      Sumber-sumber Sekunder

           Meskipun penelitian Anda kebanyakan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).

           Ada bebrapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.

a.      Hemat Waktu

b.      Ketelitian

c.       Relevansi

d.      Efektivitas Biaya

E. ANALISIS DATA

              Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan)

1.      Perhiutungan Stastistik

Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).

Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

2.      Kesimpulan

            Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

3.      Rekomendasi

            Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

            Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.

Bab 22             KOMPUTER PERSONAL DAN KOMUNIKASI BISNIS

§  Arti Penting Teknologi Komputer

       Kini manusia hidup di dalam era informasi dan orang yang mampu menguasai teknologi informasi dan memenangkan persaingan bisnis yang semakin ketat dari waktu ke waktu. Informasi adalah kekuatan (power). Kecepatan dan efesiensi dalam komunikasi bisnis juga dapat ditentukan oleh kemampuan suatu organisai dalam mengakses dan memanfaatkan informasi.

       Komputer bukan sekedar digunakan untuk pemprosesan surat-menyurat ,tetapi juga berfungsi sebagai sarana  untuk melakukan komunikasi dengan pihak lain baik di dalam negeri maupun luar negeri,seperti pengiriman faksimile,electronic mail(e-mail) dan teleconferencing,.

       Saat ini dengan teknologi komputer ,orang yang mengakses informasi dalam berbagai bentuknya (seperti kata,angka ,grafik,tabel,suara dan gambar)dari berbagai belahan dunia melalui jaringan internet. Oleh karena itu,tidaklah mengherankan kalau saat ini orang memanfaatkan komputer untuk berbagai kepentingan ,termasuk sebagai sarana hiburan bagi para penggunanya.

§  Komponen Dasar Komputer

Komputer yang beredar di pasar memiliki dua bentuk yaitu,destop dan portable. Komputer destop ini paling banyak digunakan di kantor –kantor atau dirumah-rumah. Komputer destop berukuran lebih besar dan lebih berat daripada komputer –portable. Komputer jenis portable adalah komputer yang berukuran lebih kecil ,ringan dan mudah ditenteng kemana saja. Komputer jenis ini memang diperuntukan bagi mereka yang mereka memiliki mobilitas kerja yang tinggi,seperti manajer eksekutif ,wartawan dan para pelaku bisnis lainya.

Secara garis besar ,sebuah komputer  terdiri atas dua elemen penting yaitu perangkat  keras (hardware ) dan perangkat lunak (software).

o  Hardware

     Hard ware (perangkat keras) komputer tidak lain hanyalah seperangkat peralatan yang terdiri atas CPU,keyboard,dan monitor. Ketiga komponen tersebut utama tersebut masing-masing tak dapat berfungsi secara terpisah atau sendiri-sendiri. Ketiga komponen tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

a.       Central Pocessing Unit (CPU)

CPU merupakan otak komputer sehingga mampu melakukan pemprosesan data . dalam CPU terdapat silicon chip memory yang mampu menyimpan setiap informasi yang masuk untuk selanjutnya dapat digunakan kemudian.  CPU terdiri atas dua komponen penting ,yaitu unit aritmetika dan logika (arithmetic and logic unit –ALU ) dan unit kontrol /pengendali (control unit).

            Tugas utama arithmetic ang logic unit adalah melakukan perhitungan aritmetika yang terjadi sesuai dengan instruksi program. Unit pengendalian bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada dalam sistem komputer. Control unit mengatur kapan alat input menerima data dan kapan data diolah serta kapan ditampilkan pada alat output.

Control unit memiliki lima tugas utama ,yaitu:

Ø  Mengatur dan mengendalikan alat-alat input dan output

Ø  Mengambil instruksi –instruksi dari main memory

Ø  Mengambil data dari main memory kalau diperlukan oleh proses

Ø  Mengirim instruksi le ALU bila ada perhitungan aritmatika atau perbandingan logika serta mengawasi kerja ALU

Ø  Menyimpan hasil proses ke main memory

b.      Keyboard

Keyboard meupakan sebuah papan elektronik yang berisi tombol-tombol huruf,angka,dan simbol-simbol tertentu yang digunakan untuk mengetik.

Keyboard merupakan alat input yang paling umum digunakan dalam proses pengetikan komputer. Ada jenis alat input langsung,yaitu keyboard yang disertai dengan layar display ,seperti teleprinter terminal,financial transaction terminal,point of sale (POS) terminal,dan visual display terminal.

Teleprinter terminal terdiri atas keyboard dan tampilan berupa alat cetak (printer) . input dimasukkan dengan menekan tombol-tombol kunci yang ada di keyboard dan apa yang ditekan akan tercetak di layar berbentuk kertas.

Financial transaction terminal  adalah terminal yang digunakan untuk transaksi-transaksi keuangan ,seperti pengguna ATM (automatic teller machine/anjungan tunai mandiri).

Point of sale terminal  umumnya digunakan di supermarket ,departement store atau hypermarket. Alat ini terdiri atas keyboard untuk memasukkan ada harga dan jenis barang yang dijual ,layar display untuk tampilan data,dan alat cetak untu mencetak tanda terima bagi pembeli.

c.       Monitor

Monitor merupakan layar display bagi setiap informasi yang dimasukkan ke komputer dan sekaligus dapat menayangkan hasil dari pengolahan informasi tersebut. Secara umum ,berdasarkan kemampuan warna ,monitor dikelompokan ke dalam tiga kelompok ,yaitu :

·           Monokrom

·           Gray –scale

·           Bewarna

Peralatan lain yang juga diperlukan untuk meningkatkan kemampuan kerja sebuah komputer adalah mouse,modem,dan printer.

1.      Mause adalah pointing device yang digunakan untuk mengatur posisi kursor dilayar monitor.

2.      Modem adalah sebuah alat yang digunakan mengoversikan data dari format digital menjadi format analog sebelum dikirim melalui saluran telepon.

3.      Printer adalah alat untuk mencetak setiap informasi atau data yang telah diolah dalam komputer melalui media kertas yang menggunakan continous form maupun individual form. 

o        Software

Secara garis besar ada tiga bentuk aplikasi program yang lazim dienal oleh masyarakat.

a.          Software untuk mengelola Data

b.         Software untuk Presentasi Data

c.          Software untuk Membagi Data

d.         Software untuk Utility

e.          Software untu Bidang Khusus

§  Komputer Jinjing (Portable Computer)

Seiring dengan berjalannya waktu ,kini kami mulai banyak masyarakat pengguna komputer menentukan pilihan komputer kekomputer jinjing tau yang lebih dikenal masyarakat dengan komputer laptop ,notebook,atau netbook. Sebuah laptop atau netbook pada umumnya mencakup berbagai komponen hardware yang menyatu (tidak terpisah) sebagaimana komputer destop,seperti layar monitor,mouse dan keyboard.

§  Personal Digital Assistant (PDA)

PDA juga dikenal sebagai palmtop ,yang dirancang untuk membantu tugas para manajer atau eksekutif yang berkaitan dengan penyediaan informasi personal. Disamping itu,PDA juga dikenal sebagai komputer saku atau pocket PC,karena tampilan fisiknya yang kecil mungil seukuran saku.

            Pada tahun 1992 John Scelley sebagai CEO Apple Computer memperkenalkan istilah PDA pada saat diselenggarakan Comsumer Electronics Show di Las Vegas ,Nevada dengan produknya Apple Newton.selanjutnya ,pada tahun 1993 Apple meluncurkan produk Newton dengan fitur yang lebih lengkap,seperti tambahan catatan digital ,agenda dan lainya.

            Pada tahun1996 PamPilot memperkenalkan Palm Computing dengan harga yang lebih murah dan ukuranya lebih kecil dengan menggunakan baterai AAA sehingga lebih efesien dan mudah digunakan.

§  Ponsel Cerdas (Smartphone)

Pengertian

Istilah smartphone atau telepon seluler cerdas barang kali bukanlah hal yang baru. Ponsel cerdasmemiliki berbagai fasilitas yang cukup lengkap dan canggih yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pribadi oleh penggunanya.

Sejarah Singkat

Berdasarkan ensiklopedia Wikipedia ,kehadiran ponsel cerdas pertama kali yaitu ponsel Simon yang dirancang oleh perusahaan IBM pada tahun1992 dan ditampilkan konsep produknya di pameran industri komputer COMDEX di Las Vegas ,Nevada. Kemudian pada tahu 1993 mulai diperkenalkan ke publik oleh BellSouth .

Selanjutnya pada tahun 1996 ,Nokia mengeluarkan ponsel cerdasnya yaitu Nokia 900-,lebih dikenal sebagai Nokia Communicator.

Selain nokia ,Ericson juga mulai mengeluarkan konsep GS 88 yang selanjutnya dikenal sebagai ponsel cerdas pada tahun 1997.

Selanjutnya pada tahun 2001 perusahaan Handspring mengeluarkan ponsel cerdas Palm OS Treo yang dilengkapi dengan keyboard melaui nirkabel .email,kalender dan pengaturan daftar nama.

-Sistem Operasi

Ponsel cerdas yang memiliki kemampuan seperti sebuah komputer personal tersebut memerlukan sebuah sistem operasi yang dapat digunakan untuk menjalankan berbagai fitur yang ada dalam ponsel cerdas tersebut.

-Jaringan Komunikasi Nirkabel 3G dan 4G

Tentunya,semua fungsi dan kemudahan yang bisa kita temui dalam ponsel cerdas tidak terlepas perkembangan teknologi komunikasi yang mendukungnya untuk menghasilkan kemudahan dalam berkomunikasi,mendapatkan informasi dan saling bertukar data dimana pun.

Jaringan komunikasi 3G (third genertion tecnology)adalah jaringan komunikasi seluler generasi ketiga yang memiliki kemampuan akses cepat ke internet yang memungkinkan para penggunanya dapat menikmati berbagi layanan akses cepat.

Jaringan komunikasi 4G adalah teknologi WiMax disamping teknologi LTE. Wimax adalah teknologi telekemunikasi terbaru yang memudahkan masyarakat untuk mendapatkan koneski internet berkualitas dan teknlologi nirkabel telekomunikasi berbasis protokol internet yang berjalan pada frekuensi 2,3 GHz.

	3G	4G
Frekuensi Band	1.8-2,5GHz	2-8GHz
Forward error correction (FEC)	Turbo Codes untuk koreksi kesalahan	Contatenated Codes untuk koreksi kesalahan 4G
Transfer Data	Sampai 3,1Mbps	Bicara 3 s/d 5 mbps potensinya mencapai 100 s/d 200 mbps
Layanan dan Aplikasi	CDMA 2000, UMTS, EDGE, dsb	Wimax, LTE dan Wi-Fi

§  Hambatan Komunikasi dalam Memanfaatkan Komputer

Telah dikemukakan bahwa komputer mampu mempercepat penyelesaian pekerjaan atau tugas-tugas kantor sehari-hari secara efektif da efesien. Namun ,jumlah para produsen komputer baik untuk hardware maupun software nya semakin banyak sering kali menumbulkan masalah. Contohnya ketidak cocokan suatu program aplikasi dengan sistem komputer yang ada.

Bab 23             TEKNOLOGI PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK DALAM KOMUNIKASI BIsNIS

·         TEKNOLOGI INFORMASI dan MEDIA PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK

Perkembangan teknologi informasi sudah semakin semarak di negara kita tercinta ini. Dewasa ini teknologi informasi merupakan suatu istilah yang sedang “mendunia” dan sering dipertukarkan dengan “teknologi baru”.

Menurut salah satu lembaga penelitian di US the Advisory Council for Applied Research and Development,teknologi sebagai suatu disiplin ilmu sains ,teknologi dan rekayasa dan teknik-teknik manajemen yang digunakan dalam menangani dan memproses informasi ,bagaimana aplikasinya ,komputer dan interaksinya dengan manusia dan mesin serta asosiasinya dengan kondisi sosial ekonomi dan budaya.

Teknologi informasi itu sendiri adalah suatu produk yang tak berwujud . TI tak dapat disentuh ,dicium ,atau dirasa ,namaun dapat dilihat kebenaranya dalam dunia nyata. Anda dapat menikmati halaman-halam dari suatu buku,majalah atau koran melakukan tranformasi informasi dari dan ke dunia dengan menggunakan telepon,internet email memproses dan menganalisis data informasi dengan microcomputer ,personal,penyimpanan dan mencari informasi.

·         PENGERTIAN BEBERAPA MEDIA PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK

Keberadaan media penyimpanan data elektronik dalam dunia bisnis maupun non bisnis memliki arti yang sangat penting bagi para pengambil kebijakan terutama pada saat data dibutuhkan segera. Dalam hal yang termasuk penyimpanan data elektronik antara lain:

a.       CD-ROM

CD merupakan suatu optical disk yang berdeameter 4,75 inchi di mana data dicatat dan disimpansecara digital . oleh karena optial disc tersebut merupakan media digital ,CD dapat melakukan tranformasi informasi dari berbagai macam variasi ,baik teks,foto audio ,grafis videp dan software.

b.      DVD-ROM

DVD-ROM (digital video disc atau digital versatile) adalah sebuah format media penyimpanan optical disc yang ditemukan dan dikembangkan oleh perusahaan Philips,Sony,Thoshiba dan Time Warner pada tahun 1995. Tujuan utamanya adalah sebagai media penyimpanan data dan video.

c.       HD-DVD

HD-DVD (high definition DVD)sebuah format optical disc yang berkepadatan tinggi yang dirancang untuk menyimpan data termasuk video definisi tinggi. HD-DVD memiliki kapasitas simpan hingga 25GB (satu sisi)dan 30 GB (dua sisi). Dalam awal perkembangan optical HD-DVD dirancang untuk menggantikan format DVD yang memiliki kapasitas simpan 4,7 GB(satu sisi)

d.      BLU –ray DISC

Selanjutna Blu-rey Disc atau disingkat BD merupakan teknologi penyimpanan digital optic terkini yang memiliki kapasitas sangat besar. Sebuah Blu-rey Disc memiliki kapasitas yang juga jauh lebih besar daripada DVD-ROM hingga lima kali lipat lebih. Sebuah Blu-rey Disc memiliki kapasitas hingga 25 GB (single layer) dan 50 GB(double layer).

e.       USB Flash Drive

USB fash drive yang sering disebut juga dengan istilah flashdisk atau UFD adalah alat penyimpanan dana memori flash tipe NAND yang memiliki alat penghubung USB yang  terintegritas .

Flashdisk memiliki banyak kelebihan dibandingkan alat penyimpanan dat lainya,khususnya disket. Alat ini lebih cepat,kecil,dengan kapasitas lebih besar serta lebih dapat diandalkan (karena tidak dimiliki bagian yang bergerak) daripada disket. Namun flashdisk juga memiliki umur penyimpanan data yang singkat,biasanya ketahanan data pada flashdisk rata-rata  5 tahun

f.       Hardisk Eksternal

Keberadaan hardisk eksternal tertentu akan sangat banyak membantu para penggunaanya dalam penyimpanan data,gambar,foto maupun video dalam kapasitas yang sangat besar. Sebagaimana diketahui bahwa kapasitas simpan hardisk eksternal yang beredar di pasar memiliki kapasitas yang beragam ,mulai dari kapasitas 80 GB,200 GB,320GB,500 GB hingga kapasitas 2 TB (terabyte) setara dengan 2000 GB.

·         MANFAAT MEDIA PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK

Kehadiran media penyimpanan data elektronik sangat bermanfaat para penggunanya sesuai dengan kebutuhan mereka baik untuk kepentingan bisnis maupun nonbisnis. Penjelasan lebih rinci dapat dijelaskan berikut ini :

Dunia Pendidikan

saat ini sudah mulai timbul semangat di kalangan dunia pendidikan tinggi untuk memanfaatkan teknologi CD-ROM dan DVD-ROM khususnya dalam membuat salinan aneka data penting. Disamping itu,saat ini juga cukup banyak tersedi berbagai bahan proses pembelajaran dan pelatihan baik itu aneka koleksi kasus-kasus perusahaan besar,koleksi jurnal ,majalah,surat kabar,dan buku  yang dikemas dalam format CD-ROM maupun DVD-ROM.

Dunia Bisnis

Dalam dunia bisnis ,keberadaan optical disc dapat digunakan sebagai sarana untuk memperkenalkan (promosi) produk –produk baru,melatih para pegawai agar dapat menguasai pekerjaan mereka,atau mempermudah akses database dalam berbagai bidang bagi penggunanya.

Kini banyak perusahaan-perusahaan yang telah memanfaatkan keberadan optical disc tersebut untuk berbagai kepentingan sesuai dengan jenis atau bidang usahanya. Industri musik dan perfilman mulai memanfaatkan keberadaan DVD-ROM dan blu-ray Disc sebagai salah satu media perekaman musik dan film. Hal ini mengingat bahwa optical disc tersebut memiliki kapasitas simpan yang sangat besar.

·         HARDWARE MEDIA PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK

Termasuk dalam hardware media penyimpanan dataelektronik antara lain: CD-ROM,DVD –ROM,HD-DVD ,Blu-ray Disc,flashdisk dan hardisk ekternal. Sebagaiman telah dijelaskan terdahulu bahwa media peyimpanan  data elektronik tersebut termasuk produk peripheral computer ,dimana untuk mengoperasikan media tersebut harus dihubungkan dengan dengan komputer atau dengan perangkat player. Media penyimpana data elektronik ini memerlukan adanya perangkat drive untuk dapat mengoperasikan dan tidak dapat berfungsi dengan sendirinya.

·         SOFTWARE MEDIA PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK

Berikut ini adalah beberapa contoh software yang beredar di masyarakat dan dikemas dalam format-CD-ROM atau DVD-ROM antara lain: software untuk program statistik ,program akuntansi,program keuangan ,program sistem produksi,program desain bangunan,program desain grafis,editing video,editing foto,program pengolah kata,program pengolah daata,database,program presentasi,publishing ,program terjemahan,games,konversi format ,musik multimedis player dan burning.

·         APLIKASI CD-ROM dalam BISNIS

Dalam dunia bisnis,munculnya CD-ROM di pasar akan dapat membuat kegiatan-kegiatan bisnis menjadi lebih produktif,lebih menarik dan lebih efesien karena beberapa alasan ,antara lain:

ü  Kemampuan CD-ROM dalam menyimpan informasi dalam jumlah besar

ü  Tingkat fleksibilitas CDROM dalam memdapatkan informasi

ü  Dengan menggabungkan multimedia

ü  Munculnya teknologi CDROM di pasar telah memotivasi produk software dan hardware dalam mengembangkan dan meningkatkan produk sesuai dengan kebutuhan konsumen.

ü  Dengan menggunakan multimedia training dalam format CDROM,akan lebih mudah,lebih murah,dan lebih fleksibel dalam penyesuaian waktunya.

·         CD-ROM BASED TRAINING PROGRAM

Programer memasukan semua instruksi dan semua program pelatihan bagi para pegawainya secara lengkap ,baik teks,gambar,suara,animasi maupun grafisnya terprogram hanya dalam sebuah CDROM  yang disebut sebut sebagai CDROM based training program. Dengan CDROM  inilah seorang instruktur atau pelatihan dalam suatu organisasi mampu berkomunikasi dengan pihak lain secara lebih efektif dan jarak jauh ,seperti menggunakan jalur satelit ,maka manfaat yang diperolehnya akan semakin besar dan biaya operasionalnya relatif murah.

Micro mentor,sebuah perusahaan yang memberikan pelatihan melalui CDROM ,sebelum menggunakn CD-ROM ,perusahan menggunakan floppy disk ataupun har disk . namun,setelah munculnya teknologi CDROM,micro mentor memilih CDROM sebagai media proyek pelatihan karena menarik ,kapasitas penyimpanan yang besar ,kecepatan pengiriman,suara dan grafis. Dengan perkataan lain bahwa dengan menggunakan CDROM ,pelatihan akan menjadi lebih kreatif .efesian,dan manarik bagi para peserta.

BAB 24 DASAR-DASAR INTERNET

         Sejarah Internet

Pada tahun 1982 Internet lahi dengan mengadopsi TCP/IP yang dapat menghubungkan seperangkat jaingan kebebagai belahan dunia. Perkembangan interntet merupakan babak baru dalam era komunikasi yang memuungkinkan setiap individu dapat melakukan komunikasi keberbagai belahan dunia dlam waktu yang sanagt singkat.

         Pengertian Internet

Berikut ini disajikan beberapa definisi internet mulai dai yang paling sederhana sampai pengertian yng relatif lebih luas.

1)         Menurut Webopedia, Internet adalah suatu jaringan global yang menghubungkan jutaan computer.

2)         Menurut Berners Lee, internet adalah suatu jaringan dari beberapa jaringan.

3)         Menurut Ned Snell, internet adalah sebuah koridor bagi berbagai jenis sumber daya yang ada padanya, dan setiap sumber daya tersebut diakses melalu peranti yang berbeda-beda.

4)         Menurut Interenet Society, Internet didefinisikan sebagai kemampuan menyampaikan informasi global yang cepat, mekanisme penyebaran informasi dan media kolaborasi dan interaksi antar indvidu dan computer mereka tanpa melihat lokasi secara geografis.

5)         Menurut Federal Networking Council (FNC), Internet menunjuk pada system informasi global yang secara logis dihubungkan dengan alamat yang unik secara global yang didasarkan pada Interner Protocol (IP), yang dapat mendukung komunikasi dengan menggunakan standar transmission Ccontrol protocol/interent protocol (TCP/IP) atau IP lain yang kompatibel serta memuahkan public dan individu melakukan akses komunikasi tingkat tinggi serta berkaitan dengan infrastruktur.

6)         Menurut Martin, Internet adalah sutu jaringan dari bebrbagai jaringan tyang menggunakan protocol TCP/IP, dengan pintu gerbang koneksi kebanyak jaringan yang tidak menggunakan protocol TCP/IP.

Berdasarkan beberapa definisi Internet  tersebut, dapat dikemukakan beberapa poin penting  tentang Intenet diantaranya:

1)         Internet sebagai system informasi dan komunikasi global

2)         Internet dipahami sebagai suatu jaringan dari bebrbagai jaringan computer yang ada

3)         Internet memiliki mekanisme penyampaian informasi kepada pihak lain

4)         Internet menggunakan protocol standar biasanya TCP/IP atau IP Kompatibel

5)         Internet memiliki berbagai sumber daya yang dapat diakses melalui perangkat yang berbeda

6)         Internet dapat diakses salah satunya dengan perangkat computer yang dilengkapi dengan modem.

         Fasilitas dalam Internet

1)         Electronic Mail (E-mail)

Adalah salah satu brntuk atau cara pengiriman surat, informasi atau pesan (bisnis atau non bisnis) yang dilakukan secara elektronik tanpa kertas dan tanpa jasa pengiriman.

2)         Mailing List

Sering disbut sebagai kelompok diskusi yang dapat menympan daftar anggota yang tertarik pda topic-topik tertentu.

3)         Newsgroup

Sebagai forum diskusi atau tukar pikiran diantara para anggotanya

4)         World Wide Web (Web)

Merupkan salah satu cara untuk emngakses informasi yang ada di Intenet.

5)         Telnet ( Telecommunication Networking)

Merupakan salah satu fasilitas pada web yang semakin lama semakin menghilang dari peredaran.

6)         File Transfer Protocol (FTP)

Termasuk salah satu sumber daya yang sering digunakan di jaringan internet.

7)         Internet Relay Chat (IRC)

Yang dikenl sebgai IRC atau Chatting (diskusi), memungkinkn pengguna internet secara bersama-sama berpartisipasi dalam suatu diskusitanpa dibatasi jumlshnya.

         Search Engine

Merupakan mesin pembantu bila ingin menari berbagai macam jenis informasi yang dibutuhkan baik yang berhubungan dengan masalah bisnis atau non bisnis.

Search engine yang ada dipasar cukup banyak diantaranya adalah Google, Yahoo !, MSN, AOL, AltaVista, Lyos, Lycosasia danlainnya.

         Voice Over Internet protocol (VoIP)

Merupakan teknologi yang memungkinkan percakapan suara jarak jauh melalui media internet. Salah satu aplikasi VoIP yang tersedia adalah Skype.

Koneksi melalui VoIP memiliki kelebihan dan kekurangan diantaranya

Kelebihan :

         Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh (SLJI)

         Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara

         Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon biasa

         Memungkinkan untuk digabungkan dengan jaringan teleon local yang sudah ada

         Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi jaringan yang besar

         Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC smbung ketelpon biasa, IP phine handset.

Kekurangan :

         Kualitas suara tidak sejernih jaringan PSTN

         Ada jeda dalam berkomunikasi

         Regulasi dari pemerintah RI mebatasi pengguna untuk disambung ke jaringan milik Telkom

         Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling terhubung.

         Tidak pernah ada jaminan kualitas jika VoIP melewati internet

         Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat

         Peralatan relative mahal, khususnya yang dihubungkan dengan PABX

         Manfaat dan Kekhawatiran atasa Kehadiran Intenet

Manfaat Umum:

1)         Memudahkan penggunanya berkomunikasi secara global

2)         Cepat dan biasanya relative murah dalam penyampaian informasi dan komunikasi (termasuk forum chatting) keberbagai tempat secara bersamaan

3)         Menambah berbagai macan informasi penting

4)         Menambah persaudaraan, persahabatan, teman-teman baru atau pasangan baru dari hasil penjelejahan di internet

5)         Menambah waasan berpikir, berkreasi, dan berinovasi

Pelaku Bisnis

1)         Kehadiran internet dapat dipakai sebagai media promosi atas produk dan jasa yang dihasilkan

2)         Media transaksi secara online (e-commerce)

3)         Mempermudah system pembayaran transaksi dalam berbelanja online

4)         Memberikan peluang tumbuhnya bisnis jasa baru,  seperti warnet

5)         Membrikan kemudahan bagi pengirim informasi keberbagai pihak lebih cepat

6)         Memberikan kemampuan untuk melakuakn konferesni jarak jauh (teleconference)

Kekhawatiran 

1)         Menyebarkan berbagai paham, ideology, atau pandangan yang tidak sesuai dengan paham atau ideologi yng dianut oleh suatu negara lewat internet

2)         Pengguna yang masih dibawah umur  (belum dewasa)

3)         Pengguna yang iseng (hacker) dapat mengacak-acak website orang lain atau lembaga lain

4)         Pengguana internet ytang sering mendownload informasi dari internet, bukan tidk mungkin akan mentransfer virus yang juga berakibat fatal

5)         System kemanana baik dalam bertransaksi secara online maupun penyimpanan data di host computer sering kali dapat di bobol oleh para hacker

6)         Belum adanya aturuan hukum yang jelas dan tegas di Indonesia

7)         Munculnya website  yang berkaitan dengan tindakan-tindakan yang  mebahayakan diri sendiri atau orang lain.

         Tantangan Teknologi Internet di Masa Depan

Kedepanya, riset dan pengembangan (R&D) dalam dunia internet akan terus melakukan berbagai eksperimen penting utnuk meningkatkan kinerja hardware dan software internet.

         Situs jejaring social

Ada beberapa situs jejaring social yang banyak digemari masyarakat saat ini antara lain:

         Facebook

         Twitter

         Wordpress

         Blogger

         MySpace

         Jenis – jenis Situs Dunia

Berikut iniakan disajikan sejumlah alamat website berdasarkan pengelompokan bahsan tertentu dalam bentuk tampilan penuh website tersebut. Hal ini agar lebih meyakinkan bahwa suatu alamat website yang kita cari benar-benar ada dan tanpa akses

         Peluang kerja

         Produk gratis

         Software gratis

         Download gratis

         Mailing List (Milis) Gratis

         E-Mail Gratis

         Produsen Software

         Belanja Online

         Global Sources

         Internet Service Provider (ISP)

         Nama Domain

         Beasiswa

         Surat Kabar

         Lembaga Internasional

         Lembaha Pemerintah Daerah (Pemda)

         Televisi Nasional

         Majalah Ekonomi Bisnis

         Jurnal Pemasaran

         Majalah Komputer

         Perguruan tinggi dalam Negeri

         Perguruan Tinggi Asing